Pengantar Teknologi Informasi Topic : TATA KELOLA IT ( IT Governance )

PENGERTIAN Suatu cabang dari tata kelola perusahaan yang terfokus pada sistem teknologi informasi (TI) serta manajemen kinerja dan resiko. LATAR BELAKANG - UMUM Meningkatnya minat pada tata kelola TI sebagian besar muncul karena adanya prakarsa kepatuhan serta semakin diakuinya kemudahan proyek TI untuk lepas kendali yang dapat berakibat besar terhadap kinerja suatu organisasi. LATAR BELAKANG Perkembangan TI satu dekade terakhir Kegunaan : Gaya Hidup Sarana penunjang Strategic tools Supply-Demand yang sangat dinamis Ruang Lingkup Individu Masyarakat Perusahaan Pemerintahan dll RUMUSAN Implementasi TI dengan tujuan memberikan dampak yang positif Perubahan arah kebijakan : Citra Perusahaan Bagian operasional yang strategis Cost saving Pemahaman organisasi dan pengambil keputusan. KENYATAAN DI LAPANGAN PROYEK PENGEMBANGAN IT = PROYEK PENYEDIAAN SARANA DAN PRASARANA DAMPAK PENGEMBANGAN IT Waktu Fisik dan Pikiran Implementasi danMaintenance Biaya Perangkat Integrasi ( Jaringan ) Hardware & Software Konsultan DAMPAK PENGEMBANGAN IT Availability dan Kehandalan SDM Training Rekrutmen Budaya Kerja DAMPAK POSITIF ( yang diharapkan ) Efisiensi waktu Penghematan Actual Cost Saving Opportunity Cost Saving IT DALAM ORGANISASI PERENCANAAN=>PENGEMBANGAN=>ALIH KELOLA=>OPERASIONAL=>PEMELIHARAAN TAHAP PERENCANAAN Visi danMisi Kebutuhan Nilai Investasi yang dimiliki Pengetahuan teknologi ( SDM ) Metoda pengembangan TAHAP PENGEMBANGAN Tailor Made Package STRATEGI DALAM TAHAP PENGEMBANGAN Pertimbangan Ekonomis Pertimbangan SDM User IT Supporting Ketersediaan Sarana dan Prasarana Dukungan dariManajemen Komitmen TAHAP ALIH KELOLA Job Desc yang jelas Dari Key User ke User Dari IT ke Key User Dari IT ke User Antar IT Training Buat Petunjuk Kerja TAHAP ALIH KELOLA - EFEK Kegagalan TIdak ada Kerja Sama Resistensi User Ketidaksiapan dengan budaya kerja baru KurangMan Power One Man Show TAHAP PENGOPERASIAN Sosialisasi Top – Down Monitoring Evaluasi TAHAP MAINTENANCE Keep Existing Improve Existing Old Vendor New Vendor CONTOH KASUS ERP SYSTEM LATAR BELAKANG Pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif baik waktu maupun biaya TUJUAN Process Elimination Process Simplification Process Integration Process Automation KARAKTER Didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan Memadukan sebagian besar dari proses bisnis Memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan Database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja (Real time) Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan Menunjang sistem multi mata uang dan bahasa KEUNTUNGAN Sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja Memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja PERTIMBANGAN MEMILIH ERP Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif idak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’ PROSES PEMILIHAN SYSTEM Analisa Strategi Usaha Analisa SDM Analisa Infrastructure Analisa Software ANALISA STRATEGI USAHA Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs bisnis yang diinginkan? Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan? ANALISA SDM Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP? Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya? Bagaimana komitmen dari tim implementasi? Apa yg diharapkan para calon user thd ERP? Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu prosespersiapan? ANALISA INFRASTRUCKTUE Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system) Apa infrastruktur yang harus disiapkan? Seberapa besar budget untuk infrastruktur? ANALISA SOFTWARE Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan KESIMPULAN Dalam tata kelola IT : Strategi implementasi harus mulai dipertimbangkan sejak tahap perencanaan. Peningkatan kemampuan SDM harus dilakukan secara terus menerus. Keterlibatan personal lain di luar personal bagian IT akan mempengaruhi keberhasilan implementasi IT. Perlu dilakukan tahap Alih-Kelola pada setiap implementasi sistem IT baru. Dukungan dari top management menjadi faktor penting untuk mempercepat tahap pengoperasian dan effisiensi pemeliharaan sistem.